En este trabajo se desarrollan los conceptos de sistemas y planeación para plantear un modelo sistémico de planeación desarrollado como una posible guía para diseñar estrategias y analizar su instrumentación. Se comenta la aplicabilidad del método para ordenar los conceptos que intervienen en un proceso de planeación y revisar la coherencia de estos. Se hace referencia a los problemas de la ingeniería en los que este enfoque puede hacer una aportación de utilidad.
Luis E. Maumejean N. Con 55 años de experiencia en los ámbitos de planeación y sistemas, se ha desempeñado en estudios, proyectos, infraestructura, obra civil, pesada y urbana. Miembro vitalicio del CICM y académico de número de la Academia de Ingeniería de México.
La planeación y los sistemas siempre han existido como forma de pensar y concebir la realidad. Solo recientemente, en el siglo XX, se volvieron disciplinas formales identificadas como tales. Ambas disciplinas se aplican en todos los ámbitos del quehacer humano: actividades de subsistencia, arte rupestre, técnica, guerra, trayecto de vida, cambios de civilizaciones, avance tecnológico y muchos más.
Los sistemas
Los sistemas, como disciplina, conceptualizan a un conjunto limitado de elementos que interactúan entre sí y con el entorno; la evolución en el tiempo de ese conjunto se orienta a explicar comportamientos observados o supuestos y la forma en que pueden responder a algunos estímulos.
Esta descripción simplificada de una realidad está compuesta por elementos, funciones y relaciones. Los elementos pueden permanecer durante el análisis o pueden cambiar fusionándose, dividiéndose o integrando nuevos elementos externos; las funciones que desempeñan los elementos pueden permanecer, reducirse, aumentar, cambiar o integrar nuevas, y las relaciones entre ellos se pueden fortalecer, debilitar, cambiar su contenido o trasladarse de un elemento a otros, además de que pueden ser estáticas o dinámicas.
El concepto del todo versus el tratamiento de las partes se propone hacerlo mediante un modelo que involucra valores, estructuras de las organizaciones y formas de manejo de jerarquías y holarquías; pueden conceptualizarse como abiertas o cerradas y pueden cambiar el punto de vista del modelador.
Por otra parte, los sistemas se definen en función de su límite: ¿qué es el todo, hasta dónde llega? ¿El concepto del suprasistema queda fuera del alcance?, ¿las partes son subsistemas?
Adicionalmente, se han identificado multitud de conceptos que ayudan a describir un sistema y su comportamiento: entropía, diferenciación, retroalimentación, estabilidad, homeostasis, resiliencia y muchas otras propiedades más.
De todo lo anterior se pueden rescatar algunos comportamientos y desechar otros en función de lo que se desea modelar.
En nuestra civilización, la gran cantidad de personas y la facilidad de comunicarse son explosivas y cada interacción contribuye a formar redes con frecuencia imposibles de manejar. Esto ha dado origen a una disciplina adicional conocida como ciencia de la complejidad, en la que cada vez más componentes determinan el comportamiento del sistema; ahora este es un campo en sí mismo y razona la forma de incorporar una mayor cantidad de componentes que describan mejor el comportamiento de aquello que se desea analizar.
La planeación
Generalmente, la planeación se desarrolla para buscar una estrategia que satisfaga condiciones particulares de un problema, aunque a veces se acude a ella para verificar la factibilidad de aplicar una estrategia dada ante las condiciones cambiantes; generalmente está orientada al futuro y a la forma de llegar a él satisfactoriamente.
Hemos propuesto una definición de planeación como “la identificación de las estrategias a seguir para que un sistema dado logre su razón de ser en un contexto actual y futuro dado, y la instrumentación de acciones para llevarlas a cabo”. Esto debe ser coherente, sin importar el orden del análisis de los componentes y las relaciones.
Las formas de representar los procesos que se planean pueden ser secuencial, cuando lo que interesa es principalmente un flujo dominante, o mediante redes en que se ilustran comportamientos combinados entre varios elementos y permiten también seleccionar secuencias dentro de la red.
La planeación puede tener un sentido de obtención de una estrategia no conocida o de verificación de hipótesis cuando se conoce una estrategia y se requiere probar su factibilidad y congruencia con el resto de los elementos que se conocen.
Pueden aplicarse métodos de planeación para análisis de impactos en que algún cambio, interno o externo, que requiere revisarse en forma continua, puede transmitirse al resto del sistema que se planea y afectar no solo los resultados sino la misma integridad de las partes.
La planeación entonces, esencialmente, consiste en establecer un juego de acciones y estados del sistema que conducen a una estrategia que, al instrumentarse, lleve a un resultado esperado.
Contexto de control
Con esto se llega a la razón de ser natural de la planeación, que consiste en utilizar esos resultados para verificar que los comportamientos observados reflejen suficientemente lo que se ha planeado, esto es, “se planea para poder controlar” (véase figura 1). Cuando lo observado es relativamente satisfactorio según el plan, se puede continuar operando el sistema; en caso contrario, o se modifican los elementos que se operan en el sistema o se debe modificar el plan para incorporar elementos que se han ignorado.
En el contexto del control hay, además, condiciones actuales que casi nunca son las consideradas en el proyecto, comportamientos incongruentes o inesperados e impactos indirectos de acciones no consideradas. Y ante todo esto se sigue esperando que la planeación sea realista y cuantificable, y que además tenga versatilidad para poder ajustarse a los cambios, lo cual, con frecuencia, es utópico.
Ambos modelos
Los sistemas y el control como se han visto, como modelos, presentan una representación parcial de la realidad que responde a ciertos intereses de resaltar lo relevante para una situación particular, por lo que siempre estarán sujetos a la intención de lo que se quiere enfatizar; por lo mismo tienen algún grado de subjetividad y generalmente lo que se percibe tiene un valor asociado, bueno/malo, dominante/dominado, duradero/perecedero, etcétera.
Para poder analizar estas representaciones de la realidad, existe actualmente una diversidad de herramientas, en general asociadas al manejo digital de los conceptos involucrados que interesa considerar, desde simples tablas o gráficas que presentan comparaciones relativas hasta sistemas avanzados basados en inteligencia artificial, sean sistemas expertos o aprendizaje de máquinas y muchas estructuras de soporte que facilitan el manejo de estos modelos.
Expertplan
Como parte de las herramientas avanzadas que existen, se ha desarrollado un esquema de planeación, denominado Expertplan, que considera como punto de partida la definición de tres elementos en la definición de una situación que se desea intervenir: el perfil del sistema en análisis que está bajo el control de la planeación; el propósito que se desea alcanzar con esta intervención, y el entorno en el que se desempeña el sistema. Se tienen que relacionar estos elementos para obtener sus interacciones y, a partir de ellas, ir dando idea de las estrategias más significativas a seguir. Para esto se ha desarrollado un sistema experto que facilita tal proceso y expone un panorama coherente de estrategias a seguir que faciliten a los tomadores de decisiones la selección más adecuada de los caminos posibles. Muchas otras herramientas se orientan a establecer bases para un sistema de control que permite las correcciones oportunas cuando se empiezan a ver desviaciones en el proceso. Este modelo se ha instrumentado en un sistema experto que apoya todo el proceso.
El análisis se inicia describiendo los elementos básicos de la definición de planeación antes mencionada (véase figura 2).
Estas listas no son absolutas ni son una recomendación; solo representan una guía que ayuda a describir lo que puede considerarse relevante para cada caso particular que cada analista deberá establecer del sistema que pretenda simular. Con esta información se realizan los cruces de todos los atributos y se obtienen los posicionamientos estratégicos de ellos.
La obtención de las estrategias se plantea en el esquema básico (véase figura 3), que presenta los puntos de partida (vértices del triángulo exterior), el proceso (nodos intermedios) y el resultado buscado (nodo central), también conocido en teoría de grafos como “grafo primal”.
En la tabla 1 se identifican los posicionamientos de los tres nodos intermedios en relación con los nodos principales, algunos autores las han propuesto con anterioridad.
Estos calificativos solo son algunos de los que se pueden generar. Por ejemplo, los posicionamientos entre el perfil y el entorno (FODA) aquí solo se enfatizan para la competencia o colaboración con entidades semejantes (que es uno de los más populares en la bibliografía); sin embargo, este título no enfatiza los posicionamientos sociales o ambientales del perfil respecto al entorno, que también están presentes en esa categoría.
A partir de estas calificaciones es posible determinar las características de los nodos intermedios (líneas de actividad, valores, normas y cultura, y posicionamientos favorables o desfavorables del perfil ante otros elementos del entorno).
Con lo anterior es posible identificar algunas estrategias guía para los nodos que se generan al cruzar a los nodos iniciales (véanse tabla 2 y figura 5).
Esta guía orienta la selección de estrategias; sin embargo, hay que trabajarlas individualmente para darlas como efectivas. Teniendo las estrategias resueltas y aceptadas, es posible pasar a su instrumentación. El modelo dual representa la instrumentación de las estrategias obtenidas.
La instrumentación, descrita en el grafo dual, definirá los planes de detalle para instrumentar las estrategias, precisando y cuantificando los recursos, orientaciones, tiempos, montos, compromisos y todos los elementos que permitan controlar la gestión del sistema dirigido al cumplimiento de las estrategias.
Existen multitud de tecnologías y plataformas para dar seguimiento a esta fase que se manejan como control de proyectos que no son plataformas de planeación, sino que parten de una planeación aceptada para aplicar el control (véase figura 1).
Aplicación en la ingeniería
Los ingenieros intuitivamente pensamos en soluciones a problemas de la sociedad que impliquen modificaciones del entorno, sea en forma directa con obras o indirectamente con muchas ramas de la ingeniería que facilitan tales modificaciones de forma indirecta; nuestras acciones se verán reflejadas en esos cambios que provocamos en el entorno y que deben resultar oportunos, económicos y eficientes.
A menudo se toma a la ligera la planeación y el análisis de sistemas, considerando que aportan poco y exigen esfuerzo y disciplina, pero no se evalúan las ganancias o posibles pérdidas al no ejecutar estos procesos, y eso generalmente lleva a retrasos, exceso de gastos, falta de calidad e incluso resultados que no cumplen con su propósito. Cuando las inversiones son muy significativas, como es el caso del desarrollo de infraestructura, cualquier desviación del plan puede resultar en erogaciones o retrasos importantes que pueden poner en entredicho el buen desempeño de la inversión.
La planeación requiere voluntad y atención; es un tema de actitud y demanda una capacitación y un ejercicio permanente de estos conceptos para poder aplicarlos y mantenerlos con éxito.
Conclusiones
El conocimiento de las ciencias de los sistemas y la complejidad y del concepto de planeación a través del modelo expuesto permite obtener o revisar estrategias, realizar los planes de una manera congruente y exhaustiva ofreciendo una alta confiabilidad en la validez de las estrategias para llevarlas a la instrumentación, que es indispensable para lograr éxito en los proyectos de ingeniería.
Glosario
Entropía. Es una medida del grado de desorganización interna del sistema. Mide el grado de orden que no se puede recuperar al paso del tiempo y de procesos de este. El desorden es creciente en la naturaleza; sin embargo, en algunas partes del sistema se puede adquirir más orden a costa del resto del sistema, lo que se conoce como entropía decreciente, que genera evolución del propio sistema.
Grafo. En matemáticas y ciencias de la computación, un grafo (del griego γράφειν, “dibujo”, “imagen”) es un conjunto de objetos o conceptos llamados vértices o nodos, unidos por enlaces llamados aristas o arcos, que permiten representar relaciones binarias entre elementos de un conjunto.
Holarquía. Entre las formas más conocidas de gobernanza se distinguen la jerarquía, en que toda la autoridad se centra en una unidad que va delegando en subordinados derechos, obligaciones y responsabilidades, o la que contempla una igualdad de los miembros con una distribución equitativa del poder entre ellos, donde la votación determina las obligaciones y derechos votados; esta se presenta, en las nuevas tecnologías digitales, como organizaciones autónomas distribuidas o DAO. La holarquía, además, contempla la conciencia del todo y las partes con la capacidad de integrar y sincronizar a los participantes diferentes, e incluso antagónicos, hacia un mismo proyecto que todos consideren de orden superior.
Homeostasis. Es una forma de equilibrio dinámico en un sistema resultante de una red de sistemas de control realimentados que permiten la subsistencia y evolución del sistema asimilando los cambios requeridos.
